Si tienes aunque sea un solo trabajador, estás obligado a llevar un registro diario de su jornada laboral. No es opcional. Desde el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España deben registrar la hora de entrada y salida de cada empleado, y guardarlo durante 4 años. No hacerlo puede suponer multas de 750€ a 7.500€ por parte de la Inspección de Trabajo.
Por eso hemos creado esta plantilla Excel de control horario 100% gratuita, válida para 2026, que cumple con todo lo que te exige la ley y que te ahorra tener que pagar 15€ al mes por un software de fichaje.
¿Qué debe tener obligatoriamente el registro de jornada según la ley?
Mucha gente se confunde y piensa que vale con apuntar las horas en un papel. No. La Inspección de Trabajo exige 4 cosas:
1. Registro diario e individual: Cada trabajador debe tener su propio registro, día por día.
2. Hora exacta de entrada y salida: No valen las horas aproximadas. Debe figurar 09:03, no «9h».
3. Cálculo de horas totales y horas extraordinarias: Debe quedar claro cuántas horas efectivas ha trabajado y cuántas son extra.
4. Accesible e inalterable: Debes poder enseñarlo en el momento si viene una inspección y no debe poder manipularse a posteriori sin dejar rastro.
Nuestra plantilla cumple con los 4 puntos. Cada mes es una hoja distinta, con firma del trabajador y de la empresa al final, lista para imprimir o enviar en PDF.
¿Cómo funciona nuestra plantilla Excel de control horario?
La hemos diseñado para que sea llegar, poner 4 datos y olvidarte. Está pensada para autónomos con 1 a 10 trabajadores, que es el 90% de quien busca esto.
Estructura de la plantilla:
Hemos dividido la plantilla en 12 hojas, una por cada mes de 2026. En cada hoja encontrarás estas columnas:
- Columna A: Día del mes y día de la semana. Ya viene con todos los días de 2026, con sábados y domingos marcados en gris.
- Columna B y C: Hora de entrada y hora de salida de la mañana. Formato 24h. Solo escribe 9:00 o 9:03.
- Columna D y E: Hora de entrada y salida de la tarde. Si hacen jornada partida. Si hacen jornada continua, lo dejas en blanco.
- Columna F: Horas totales del día. Se calcula sola. Fórmula
= (C-B)+(E-D). No tienes que tocar nada. - Columna G: Horas extra. Si supera las 8 horas, te las marca automáticamente en rojo y las suma. Si no, se queda a 0.
- Columna H: Incidencias. Para poner Vacaciones, Baja, Asuntos propios, etc.
Al final de la hoja tienes el resumen automático del mes: total de días trabajados, total de horas ordinarias, total de horas extra y total de horas a compensar.
Ejemplo real de uso: Caso de una tienda con 2 empleados
Imagina que tienes una tienda y tu empleada María entra de 9:30 a 14:00 y de 17:00 a 20:00.
Solo tendrías que hacer esto:
- Abres la hoja «ENERO 2026»
- En el día 1, pones en Entrada Mañana: 9:30, Salida Mañana: 14:00, Entrada Tarde: 17:00, Salida Tarde: 20:00.
- Automáticamente en Horas Totales verás 7,5h.
- Si un día hace 9 horas, verás en Horas Extra: 1h en rojo.
A final de mes, imprimes la hoja, la firmas tú y la firma María. Ya tienes el documento legal que te pide la Inspección. Lo guardas en una carpeta en Drive y listo.
Es mucho más rápido que cualquier app, no necesita internet y no tienes que enseñar a nadie a usar un software nuevo.
Ventajas frente a un software de fichaje de pago
Sabemos que hay programas como Factorial o Sesame que te cobran. Están bien si tienes 50 empleados. Si tienes 1, 2 o 5, Excel es mejor por 3 motivos:
- Es gratis para siempre. No pagas suscripción.
- No necesita curva de aprendizaje. Todo el mundo sabe usar Excel.
- Tú tienes el control de los datos. No dependes de que una empresa cierre o te suba el precio. Los datos son tuyos.
La única desventaja es que no tiene geolocalización, pero la ley en España NO obliga a geolocalizar. Solo a registrar la hora.
Descarga gratis la plantilla de control horario 2026
Aquí tienes la descarga directa, sin registro, sin tener que dejar el email. Es nuestra filosofía en Organizartuexcel.
Descarga gratis la plantilla de control horario 2026
Aquí tienes la descarga directa, sin registro, sin tener que dejar el email. Es nuestra filosofía en Organizartuexcel.
[BOTÓN DE DESCARGA: Descargar Plantilla Control Horario 2026 (.xlsx)]
La plantilla es totalmente editable. Puedes añadir tu logo, cambiar colores y añadir más filas si tienes más de un trabajador por hoja (nosotros recomendamos 1 hoja por trabajador para que sea más limpio, solo tienes que duplicar la hoja ENERO y poner el nombre del trabajador).
Recomendación importante: Una vez rellenado el mes, guárdalo en PDF y no vuelvas a tocar el Excel de ese mes. Así te aseguras de que es inalterable.
Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada
¿Me sirve esta plantilla si mis trabajadores teletrabajan?
Sí, 100%. La ley de teletrabajo dice que también deben fichar. El teletrabajador pone su hora de inicio y fin desde casa en la plantilla y te la envía a final de mes.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar los registros?
4 años. Es obligatorio. Te recomendamos crear una carpeta en Google Drive por año y guardar ahí los 12 PDFs firmados.
¿Tienen que firmar los trabajadores cada día?
La ley no obliga a firma diaria, pero sí a que el registro sea fiable. Lo que recomiendan los abogados laboralistas es una firma mensual del trabajador dando conformidad a ese mes. Por eso hemos dejado el hueco de firma al final de cada mes.
¿Qué pasa si no llevo el registro?
Además de la multa de hasta 7.500€, si un trabajador te demanda por horas extra, si no tienes registro, la Inspección presume que todo lo que dice el trabajador es verdad. Es tu única prueba de defensa.
Con esta plantilla te ahorras el problema.
