Llevo 8 años como autónomo y si hay algo que me sigue dando pereza cada mes es hacer facturas. Al principio las hacía en Word, luego probé programas de facturación de 15€ al mes que no usaba ni la mitad de las opciones, y al final volví a lo que mejor funciona: una simple plantilla de Excel.
Por eso hoy te traigo la misma plantilla que yo uso. No es la típica plantilla fea que encuentras por internet con 20 columnas que no entiendes. Es una plantilla limpia, profesional y que cumple con todo lo que te pide Hacienda en 2026.
¿Por qué esta plantilla de factura te va a ahorrar tiempo de verdad?
Cuando empecé, cometí el error de hacer cada factura desde cero. Cambiaba la fecha, me equivocaba en el IVA, se me olvidaba poner el IRPF… Un desastre. Una gestora me dijo una frase que se me quedó grabada: «Denis, si tardas más de 2 minutos en hacer una factura, la estás haciendo mal».
Con esta plantilla tardas 1 minuto. Literal.
Está pensada para que no tengas que calcular nada. Tú solo pones el concepto y el precio, y ella te calcula el IVA, el IRPF y el total sola. Y lo más importante: tiene un aspecto profesional. Cuando se la envías a un cliente en PDF, no parece que la hayas hecho en 1 minuto en casa, parece que tienes un departamento de facturación.
¿Qué incluye exactamente esta plantilla gratis?
No te he metido 10 hojas que no vas a usar. Solo 4, las justas:
1. Hoja FACTURA: Es la principal. Aquí es donde creas la factura que le vas a enviar al cliente. Ya viene con:
- Hueco para tu logo y tus datos (nombre, NIF, dirección, email)
- Numeración de factura (2026-001, 2026-002…). Muy importante que sea correlativa.
- Datos del cliente
- Tabla de conceptos con cantidad, precio unitario e importe automático
- Cálculo automático de Subtotal, IVA 21% e IRPF 15% y TOTAL. Puedes cambiar los porcentajes si tu actividad tiene otro IVA.
- Apartado de forma de pago y tu IBAN.
2. Hoja CLIENTES: Tu pequeña base de datos. La primera vez que factures a un cliente lo apuntas aquí y la próxima vez solo copias y pegas. Te ahorra volver a escribir NIF y dirección.
3. Hoja HISTORIAL: Esta es la que tu gestora te va a agradecer. Aquí apuntas cada factura que emites: número, fecha, cliente, base imponible y total. Cuando llegue el trimestre, solo tienes que filtrar por fechas y ya tienes todo para el modelo 130 y el IVA. Te aseguro que en abril, julio, octubre y enero me acuerdo de lo mucho que vale esta hoja.
4. Hoja INSTRUCCIONES: Los 3 pasos resumidos por si se te olvida algo.
Cómo usar la plantilla de factura paso a paso (sin perderte)
Te lo explico como se lo expliqué a mi hermano cuando se hizo autónomo hace 3 meses:
Paso 1: Abre el Excel y vete a la hoja FACTURA. Arriba a la izquierda borra donde pone «TU LOGO / NOMBRE» y pon los tuyos. Es tu marca, que se vea profesional.
Paso 2: Cambia el número de factura. Si es la primera del año pon 2026-001. La siguiente será 2026-002. Nunca repitas número y nunca dejes huecos, Hacienda lo mira.
Paso 3: Pon los datos del cliente. Si ya lo tienes en la hoja CLIENTES, cópialos de allí.
Paso 4: En la tabla, escribe qué has hecho. En vez de poner «Trabajos varios», sé específico. Yo pongo por ejemplo «Diseño web corporativa + 2 revisiones». Cuanto más claro, menos problemas si te preguntan.
Pones cantidad y precio. El importe se calcula solo.
Paso 5: Revisa abajo. Verás que ya te ha calculado el IVA y el IRPF. Por defecto lleva 21% de IVA y -15% de IRPF, que es lo normal para la mayoría de autónomos. Si estás en recargo de equivalencia o tienes otro IVA, solo cambia el 0,21 por tu porcentaje.
Paso 6: Dale a Archivo > Exportar > Crear PDF. Ese PDF es el que le envías al cliente. Nunca le envíes el Excel editable.
Y un truco final: para la siguiente factura, no borres esta. Haz clic derecho sobre la pestaña FACTURA > Mover o copiar > marca «Crear una copia». Así siempre conservas la anterior.
Errores que yo cometí y que tú no deberías cometer
- No poner la fecha de vencimiento. Pon siempre «a 30 días» o la fecha límite. Si no, algunos clientes se eternizan.
- No guardar las facturas en PDF con el mismo nombre. Yo las guardo como
2026-001_Cliente_Ejemplo.pdf. Luego las encuentras en 2 segundos. - Olvidarme de apuntarla en el HISTORIAL. Parece una tontería, pero si no lo haces en el momento, a final de trimestre te vuelves loco buscando.
Esta plantilla te obliga a ser ordenado sin darte cuenta.
Ya sabes que en esta web todas las plantillas son gratis y sin tener que dejar el email. La descargas y es tuya para siempre. La puedes modificar como quieras.
Haz clic en el botón de abajo y empieza a facturar hoy mismo.
¿Esta factura es válida para Hacienda? Sí, cumple con todos los datos obligatorios: tus datos y los del cliente, NIF, número correlativo, fecha, conceptos, base, IVA, IRPF y total.
¿Puedo cambiar el IVA y el IRPF? Sí, solo cambia la fórmula de la celda. En vez de *0,21 pon tu porcentaje. Si no aplicas IRPF, borra esa fila.
¿Vale para pymes y SL? Sí, solo deja el IRPF a 0%. Las SL no aplican retención de IRPF en las facturas.